2023年3月，基于目前大部分国际会议已转为线下，大部分会议将涉及外籍参会人员办理签证等事宜，教育部对会议提交请示文件的时间节点提出了最新要求：

已列入年度计划的会议，按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件：

1、人文社科类：外宾人数100人以上或会议总人数400人以上或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，单位外事部门必须至少在对外宣布前4个月提交纸质请示文件至教育部。小于此规模的和不涉及敏感问题的会议，单位外事部门必须至少在对外宣布前3个月在网上提交请示文件。

2、自然科学技术类：外宾人数300人以上或会议总人数800人以上的会议或涉及敏感问题（不论规模大小）的会议，单位外事部门必须至少在对外宣布前4个月提交纸质请示文件至教育部。小于此规模的会议，单位外事部门必须至少在对外宣布前3个月在网上提交请示文件。

3、邀请国家领导人和正部级及以上外国政要或前政要的国际会议不得在线申报，需另文报批（纸质请示文）。邀请外国政要或前政要访华请示件必须提前60天送达教育部；拟请国家领导人出席必须提前20个工作日送达。

4、外宾人数30人以下的小型自然科学技术类国际会议（不涉及敏感问题）可不预报会议计划，但单位外事部门必须至少在对外宣布前3个月网上提交请示文件。

5、境外非政府组织赞助的国际会议，申报时需在线提交境外非政府组织简介（word或PDF），获批后请于会前5-10天上传备案函PDF文件至在线平台。

  对于已列入年度计划的会议，会议负责人应于规定时限内在报批平台发起申请并提交所在院系（单位）初审员审核，故会议申请发起时间应提前会议举办日期至少5个月，为会议审批留足充分时间（如：9月1日办会，6月1日前报送请示文件，4月1日发起申请）。教育部会议申报系统对会议申请的提前量不设限，故已预报的会议（特别是涉及外籍参会人员入境手续办理的会议）可尽早开始走申报流程，详情可邮件咨询jiajing99@nju.edu.cn。