在华举办国际学术会议申报指南
本指南所称“国际学术会议”为：以南京大学及下属各院系（单位）名义在我国境内（不包含港、澳、台地区）主办或承办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区（不含港、澳、台）的学术性会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
国际学术会议分为重大会议与一般性会议两类，并实行分类管理。
（一）重大会议：外宾人数在 100 人以上或会议总人数在 400 人以上的社会科学类会议，以及外宾人数在 300 人以上或会议总人数在 800 人以上的自然科学类会议；外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别会议；邀请党和国家领导人出席的会议；其它事关我国核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的会议。
（二）一般性会议：外宾人数在100人以下或会议总人数在 400 人以下的社会科学类会议，以及外宾人数在 300 人以下且会议总人数在 800 人以下的自然科学类会议。
国际学术会议中外参会人员比例应适当，外宾人数一般应至少占会议正式代表人数的20%。
国际会议审核包括“年度会议计划预报”及“正式报批”两个阶段，申请人须按照时间要求提前妥善计划，尽早申报。具体流程及申请材料如下：
一、国际会议计划预报
（一）申请时间：每年10月进行下一年度拟举办国际会议预报工作。每年4月可补充预报当年下半年拟举办的国际会议。具体申报时间以通知为准，请实时关注。
（二）申请材料：《**年度在华举办国际会议计划表》
（三）注意事项：
1、未列入预报计划的，如无特殊情况将不再受理正式报批手续；
2、预报计划由各院系外事秘书汇总并加盖学院公章后报国际处（行政北楼832室）；
3、国际会议主办方或承办方之一包含涉及境外非政府组织的，需另进行非政府组织活动备，请在计划表中注明；
二、国际会议正式报批
（一）报批时间：请至少在会议正式举办前3个月启动。
（二）报批要求：（具体要求将通过邮件在会前3个月告知申请人）：
注意事项 在获得教育部正式会议批复前，任何单位和个人不得对外发布正式会议通知； 异地办会的，须提前获得外地省外办批复文件； 向教育部提交申请后，会议名称或举办时间等信息如有变更，请在会前至少1个月联系国际处。 其他申报国际会议相关问题，欢迎咨询国际处陈老师、贾老师（025-89682683）
