南京大学师生因公出国（境）需严格按照《南京大学因公出国（境）审批管理办法》进行事前审批，并获得出国（境）任务批件后才能进行因公出访，否则无法办理出国（境）费用报销。

南京大学师生因公出国（境）办事指南

一、个人出访

（一）审批办理

1. 教职工或代办人根据出访时长，在OA教师出国（境）审批模块内区分短期（90天以内）、长期（90天及以上）对应入口提交申请；本科生、硕士生、博士生统一在OA学生出国（境）审批模块发起申请。

2. 按对应人员类别完成分级审批，审批通过后，国际化工作处（以下简称国际处）出具《南京大学出国、赴港澳任务批件》。

3. 申请人及代办人请及时查看审批意见与批件核准出访天数。若存在异议，须在办理证照、签证前与国际处沟通调整，否则需重新发起审批流程。

（二）证照办理

1. 审批办结后，教职工或代办人在OA审批后续流程中，继续办理因公护照、签证（赴港澳地区办理往来港澳通行证及签注）；学生需自行办理个人因私证件及签证。

2. 教职工若持有有效期超6个月的有效因公护照（往来港澳通行证有效期需超 3个月），可直接在系统选择沿用旧证提交申请，无需重办新证件；若无有效因公证照或证照已过期，需选择办理新证，并按要求上传相关材料，由国际处统一报送省外办办理。

（三）签证办理

1. 沿用旧因公护照的教职工或代办人，可在OA待办事项中进入签证办理流程，参照省外办签证服务中心网站对应国家要求及OA系统指引，上传签证材料并提交。

2. 申请新办因公护照的教职工或代办人，待国际处完成证照办理、反馈护照信息后，根据OA待办提醒上传签证材料。出访英国、加拿大等有特殊要求的国家，需按系统提示提前联系国际处，获得单位派遣函等专项材料。

3. 签证办结后，国际处将通过OA系统或短信通知申请人或代办人领取证件。

（四）总结报销

1. 出访结束后，教职工或代办人在OA待办事项中进入总结报销流程，填写出访总结、费用明细并提交，由国际处线上办理外汇核算，最后去财务处办理报销。

2. 学生需自行下载并填写报销汇总表，前往国际处线下办理外汇核算手续，最后去财务处办理报销。

二、团组出访

（一）审批办理

1. 由团组内负责教师或代办教师，在OA教师短期因公出国（境）审批模块统一发起申请，在成员列表录入全体人员工号/学号，无需团组成员分别申报。本次申报人全权负责后续证照、签证、报销等全部流程。

2. 按照团组人员类别完成分级审批，审批通过后，国际处出具《南京大学出国、赴港澳任务批件》。

3. 申报人或代办人请及时核对审批意见与批件核准出访天数，如有问题务必在办理证照、签证前与国际处沟通修正，否则需重新发起审批。

（二）证照办理

1. 审批完成后，由申报教师或代办人在OA后续流程中，统一为团组内教职工办理因公护照、签证（赴港澳办理通行证及签注）；团组内学生仍需自行办理个人因私证件及签证。

2. 若团组内全体教职工均持有有效期超6个月的因公护照（往来港澳通行证有效期超3个月），可在系统选择沿用旧证；若任意一名教职工无有效因公证照或证照过期，则在系统中选择申请办理新证，并按要求收集、上传全体需办理新证人员材料，由国际处报送省外办办理。

（三）签证办理

1. 沿用旧证的申报人或代办人，在OA待办事项中启动签证流程，依据省外办签证服务中心要求及OA指引，统一整理并上传全体团组成员的签证材料。

2. 办理新证的团组，待国际处完成证照办理并反馈信息后，申报人或代办人根据OA待办提示，上传全体成员签证材料。出访英国、加拿大等特殊要求国家，需提前联系国际处申领单位派遣函等专项材料。

3. 签证办理完成后，国际处通过OA系统或短信通知申报人或代办人领取证件。

（四）总结报销

1. 出访结束后，申报人或代办人在OA待办事项中进入总结报销流程，填写团组出访总结与费用信息并提交，由国际处线上完成外汇核算，最后去财务处办理报销。。

2. 若团组多国出行、产生多种币种费用，建议下载填写报销汇总表，前往国际处线下办理外汇核算，最后去财务处办理报销。

（师生因公赴台需履行另外手续：在校内OA完成前置审批后，国际处将申请材料递交省台办审批并办理赴台批件。师生获得赴台批件后方可自行前往南京市公安局出入境白下路接待大厅等部门办理大陆居民往来台湾通行证）

因公出国（境）人员申报流程及申报材料

因公出国（境）人员申报和审批严格按照“关于印发《南京大学因公出国（境）审批管理办法》的通知”（南字发[2019]31号）执行。

一、因公临时出国（境）审批流程图

二、办理流程

1.教职工（含博士后）因公临时出国（<90天）或学生因公出国，需通过OA系统中教师短期因公出国境审批或学生因公出国境审批提交申报材料。

2.教职工(含博士后）因公长期出国（90天及以上），在OA系统“教师长期出国（境）申请”中申报，由人力资源处审批（具体事宜，请咨询人力资源处培训发展办公室：89683046）。

3.教职工办结校内审批后，需及时在OA待办事项中申请办理因公往来港澳通行证、因公护照（或护照确认）及签证手续，否则视为临时取消任务。

4.学生办结校内审批后，需至户籍所在地的公安局出入境管理部门，办理（因私）往来港澳通行证或因私护照，并根据各国驻华使领馆要求自行办理签证手续（注：学生因公赴日本，也可备齐签证材料后自行送交江苏省外办签证服务中心——南京市汉中门大街145号，一楼B区，由省外办代办赴日签证；省外办将按规定收取签证代办费）。如办理该国签证需学校派遣函及学校组织机构代码证复印件，可邮件联系解老师xieweijing@nju.edu.cn。（请自行修改出国派遣函模板2024.doc中标红部分，并通过邮件发送文本，根据邮件回复前来领取盖章件）

5.教职工或学生在校内审批以及省台办审批通过之后，按照通知到出国境事务办公室领取赴台批件；参照《公安局办理赴台通行证所需材料》（见“证照办理”），在赴台批件有效期（通常为30天）之内持批件以及入台证（邀请方提供）到市公安局出入境管理处办理赴台通行证。

三、OA申报材料清单（OA办公系统-出国境审批-新增审批）

（一）出国、赴港澳材料清单

1.填写因公出国（境）审批申请；

2.附件一：邀请函

3.附件二：因公临时出国（境）人员备案表（教职工）

4.附件三：公示（学校中层及以上领导干部）

5.附件四：参加跨地区、跨部委、跨单位团组因公出国（境），需上传组团单位下发的《任务通知书》原件和《任务批件》（原件或复印件）；

6.附件五：赴国外合作研究者，需上传合作研究计划；出国日期满10天及以上者，需上传在外日程表。

（二）赴台湾材料清单

1.邀请信（邀请方提供）：

A、抬头必须要有被邀请人全名；

B、必须要有邀请人或邀请单位的正式签名或签章；

C、若为英文需自行翻译为中文；

D、信中应写明赴台目的、时间、在台期限、经费负担办法（若邀请函中未提及，可另外提供费用承担说明）等；

E、信签纸或信中均不能冠以“中华民国”、“ROC”、“中华全国”等有“国家”或“中央政府”含义的称谓。邀请人也不可以冠以“政府”部门职务头衔。

2.专业活动计划书（邀请方提供）：

专业活动计划书如模板所示，一般含有11项或9项内容，需盖两个章，一个邀请单位法人方形公章，一个负责人章（注：若是去学校，需盖大学的方形校章和校长印，而非邀请院系和院系负责人的章）。落款不得有“国立”、“ROC”字样或者民国纪年等。

3.行程表（邀请方提供）：

行程表是台湾邀请方上报岛内“移民署”办理入台证时使用的彩色电子行程表，和专业活动计划书一样须盖两个公章。

A、日程表上时间必须为公元纪年、含抵离台时间；不得使用民国纪年。

B、如有参访活动必须注明参访地点及内容，不可只写“市区参访”之类的不明确内容；

C、日程上不要出现“自由活动”等不确定因素的字样；

D、避免进行敏感去处的参访。

4.邀请方背景资料（邀请方提供）

5.《因公临时赴台人员备案表》（教职工填写）

A、无需盖章签字；

B、人员派出单位意见”一栏不用填

《赴台陆生备案资料登记表》（学生填写）

6.身份证复印件（注明户口所在地）

7.大陆地区与会人员名单（参加会议申报所需材料，由邀请方提供）：

A、名单中应注明姓名、单位、身份；

B、人员名单请勿出现国别，以免产生“一中一台”、“两个中国”的歧义。

8.承诺书（参加会议申报所需材料，由邀请方提供）：

大会组委会提供会议为学术性会议，不出现“一中一台”或“两个中国”问题的书面承诺材料。

9.70岁以上人员出境还需提交近期体检表及院系、家属承担其在台期间意外医疗费用的保证书各一份。

四、办理时间

1.公示期：5个工作日；

2.OA申报：国际处受理学院单位提交的OA出国申请后，需先后提交国际处领导、会签部门、相关校领导和外事分管校领导审批。通常在1周内办结；

3.OA审批办结后，签发“南京大学出国、赴港澳任务批件（或确认件）”。通常需3个工作日；

4.申请因公护照、赴港澳通行证，或办理因公护照确认手续。通常需1周（具体要求见国际处主页“出国境审批——证照办理”栏）；

5.申请签证：国际处接收签证材料后，报送江苏省外办，由省外办统一寄送各国使领馆申请签证。通常需2至3周（不含政府部门和使领馆法定节假日）；

6.赴台师生在准备校内审批的同时，也请关注台湾方面的入台证办理情况。通常需要2-3周。

五、注意事项

1.为避免耽误行程，请出国人员注意办理流程和提交时限，提前一个半月（至少1个月）准备材料，并在公示期结束之后即刻提交。若申请者预留办理护照和签证时间不足，江苏省外办将拒绝接收相关材料，我处也不予受理相关申请。

2.学生需用本人OA账号（南大首页右上角OA系统登录）提交申请，并从“出国（境）审批”入口提交。

如有疑问，请联系国际处出国境事务办公室：仙林校区行政楼818室。

联系人：赵悦/解薇静/单真荣  电话：89682382

        虞斌    电话：89681739