因公出国(境)人员申报流程及材料

 

因公出国(境)人员申报和审批严格按照“关于印发《南京大学因公出国(境)审批管理办法》的通知”(南字发[2019]31号)执行。

 

一、因公临时出国(境)审批流程图



二、办理流程

1.因公临时出国人员根据“OA申报材料清单”,通过OA系统中教师短期因公出国境审批或学生因公出国境审批提交申报材料。

2.教职工因公长期出国(90天及以上)、博士后因公出国(境),在OA系统教师长期出国(境)申请中申报,由人力资源处审批(具体事宜,请咨询人力资源处培训发展办公室:89683046)。

3.教职工办结校内审批后,需及时联系出国境事务办公室赵悦老师,办理因公往来港澳通行证、因公护照(或护照确认)及签证手续。

4.学生办结校内审批后,需至户籍所在地的公安局出入境管理部门,办理(因私)往来港澳通行证或因私护照,并根据各国驻华使领馆要求自行办理签证手续(注:学生因公赴日本,备齐签证材料后可送交江苏省外办签证服务中心(http://www.visajs.com——南京市汉中门大街145号,二楼F区,由省外办代办赴日签证;省外办将按规定收取签证代办费)。如办理该国签证需学校派遣函及学校组织机构代码证复印件,可邮件联系解老师xieweijing@nju.edu.cn。(请自行修改出国派遣函模板2024.doc中标红部分,并通过邮件发送文本,根据邮件回复前来领取盖章件)

5.教职工或学生在校内审批以及省台办审批通过之后,按照通知到出国境事务办公室领取赴台批件;参照《公安局办理赴台通行证所需材料》(见证照办理),在赴台批件有效期(通常为30天)之内持批件以及入台证(邀请方提供)到市公安局出入境管理处办理赴台通行证。

三、OA申报材料清单(综合办公-出国境审批-新增审批)

(一)出国、赴港澳材料清单

1.填写出入境审批单

2.附件一:邀请函;

3.附件二:因公临时出国(境)人员备案表(教职工)

4.附件三:公示(学校中层及以上领导干部和从事学术交流活动的教学科研人员)

5.附件四:《南京大学因公团组临时出国(境)任务和财务预算审核意见表(仅用于校内团组出国(境)申请)

6.附件五:参加跨地区、跨部委、跨单位团组因公出国(境),需上传组团单位下发的《任务通知书》原件和《任务批件》(原件或复印件);

7.附件六:赴国外合作研究者,需上传合作研究计划;出国日期满10天及以上者,需上传在外日程表。

 

(二)赴台湾材料清单

1.邀请信(邀请方提供):

A、抬头必须要有被邀请人全名;

B、必须要有邀请人或邀请单位的正式签名或签章;

C、若为英文需自行翻译为中文;

D、信中应写明赴台目的、时间、在台期限、经费负担办法(若邀请函中未提及,可另外提供费用承担说明)等;

E、信签纸或信中均不能冠以中华民国中华全国“ROC”等有国家中央政府含义的称谓。邀请人也不可以冠以政府部门职务头衔。

2.专业活动计划书(邀请方提供):

专业活动计划书如模板所示,一般含有11项或9项内容,需盖两个章,一个邀请单位法人方形公章,一个负责人章(注:若是去学校,需盖大学的方形校章和校长印,而非邀请院系和院系负责人的章)

3.行程表(邀请方提供):

行程表是台湾邀请方上报岛内移民署办理入台证时使用的彩色电子行程表,和专业活动计划书一样须盖两个公章。

A、日程表上时间必须为公元纪年、含抵离台时间;

B、如有参访活动必须注明参访地点及内容,不可只写市区参访之类的不明确内容;

C、日程上不要出现自由活动等不确定因素的字样;

D、避免进行敏感去处的参访。

4.邀请方背景资料(邀请方提供)

5.因公临时赴台人员备案表》(教职工填写)

A、无需盖章签字;

B、人员派出单位意见一栏不用填

赴台陆生备案资料登记表》(学生填写)

6.身份证复印件(注明户口所在地)

7.大陆地区与会人员名单(参加会议申报所需材料,由邀请方提供):

A、名单中应注明姓名、单位、身份;

B、人员名单请勿出现国别,以免产生一中一台两个中国的歧义。

8.承诺书(参加会议申报所需材料,由邀请方提供):

大会组委会提供会议为学术性会议,不出现一中一台两个中国问题的书面承诺材料。

9.70岁以上人员出境还需提交近期体检表及院系、家属承担其在台期间意外医疗费用的保证书各一份。

注:团组出境请附《南京大学因公团组临时出国(境)任务和财务预算审核意见表

 

四、办理时间:

1.公示期:5个工作日;

2.OA申报:国际处受理院系单位提交的OA出国申请后,需先后提交国际处领导、会签部门、相关校领导和外事分管校领导审批。通常在1周内办结;

3.OA审批办结后,签发南京大学出国、赴港澳任务批件(或确认件)。通常需3个工作日;

4.申请因公护照、赴港澳通行证,或办理因公护照确认手续。通常需12周(具体要求见国际处主页出国境审批——证照办理栏);

5.申请签证:国际处接收签证材料后,报送江苏省外办,由省外办统一寄送各国使领馆申请签证。通常需23周(不含政府部门和使领馆法定节假日);

6.赴台师生在准备校内审批的同时,也请关注台湾方面的入台证办理情况。通常需要2-3周。

 

五、注意事项:

1.为避免耽误行程,请出国人员注意办理流程和提交时限,提前一个半月(至少1个月)准备材料,并在公示期结束之后即刻提交。若申请者预留办理护照和签证时间不足,江苏省外办将拒绝接收相关材料,我处也不予受理相关申请。

2.学生需用本人OA账号(南大首页右上角OA系统登录)提交申请,并从“出国(境)审批入口提交。

 

如有疑问,请联系国际处出国境事务办公室:仙林校区行政楼818室。

联系人:赵悦/解薇静  电话:89682382

        虞斌    电话:89681739


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