各院系：

本年度学生的出国（境）交流已呈稳步上升态势。但在此过程中还存在部分学生因未履行因公出国（境）相关手续而不能完成后续费用报销的情况。为杜绝此类现象，现进一步强调学生因公出国（境）的相关管理规定：

1、《南京大学因公出国（境）审批管理办法》（南字发[2019]31号）第十条第三款规定：全日制在校学生因公出国、赴港澳地区，原则上均须通过OA办公系统申请。研究生经所在院系和研究生院审核同意，本科生经所在院系和本科生院审核同意后，交国际处或台港澳办审核。经审批同意，签发《南京大学出国、赴港澳任务批件》。

第二十一条第三款规定：对于事先未办理因公出国（境）审批手续，事后需报销相关费用的人员，一律不予报销，并进行批评教育。

2、《南京大学关于本科生赴境内外高校交换培养与课程认定的管理办法》（南本院[2021]50号）中第四条第二款规定：学生原则上须至少提前一个月在OA系统内提交南京大学本科生因公出国、赴港澳台地区申请，OA审批通过后，方可参加境外交换项目。

3、《南京大学研究生学籍管理实施细则》（南字发[2020]77号）中第十三条规定：研究生因参加国家或学校的各类公派项目出国（境），或因培养环节需要出国（境）参加学术活动，均应按相关部门要求办理因公出国（境）的相关手续。研究生未按学校规定办理手续擅自出国（境），一经查实，根据本细则第二十七条相关规定，由学校予以退学。

4、通过“国家建设高水平大学公派研究生项目（联合培养博士）”或由研究生院资助的国际交流项目派出的研究生，在遵守上述第1条、第3条规定的基础上，还须按照项目管理的具体规定办理离校审批、回国结项等相关手续。

根据以上管理规定，学生在校期间出国（境）需按照学校要求办理因公出国（境）审批手续，审批通过并由国际处签发《南京大学出国、赴港澳任务批件》（赴台批件由江苏省台办签发）后，方可赴国（境）外参加交换项目或者交流活动，否则学生将自行承担无法报销相关费用及其它可能发生的后果。学生在OA上申请出国时需按规定认真提交各项文件材料和相关信息，不得弄虚作假。相关导师和院系在审批时需认真审核学生提交的材料。请院系切实履行主体责任，在学生出国（境）前安排行前教育，并及时督促学生参加学校管理部门集中举办的行前培训会等，将以上管理规定的宣讲做到全覆盖，务必尽到提醒和监管义务。

国际合作与交流处

本科生院

研究生院

2023年9月8日