外国专家
短期国(境)外专家来访申请事前审批及核销指南
时间: 2022-09-05    阅读数: 302

短期国(境)外专家来访申请

事前审批及核销指南


根据《关于重申涉外活动纪律要求的通知(南国际〔20225号)关于重申涉外活动纪律要求的通知.pdf,邀请境外人员为我校师生进行线上授课、讲座及报告,校内单位与外方洽谈合作交流等,邀请方均需提前在OA履行邀请外国相关人员或港澳台人员来访申请手续,完成事前审批后方可按计划开展活动。如涉及境外NGO等事项,还须提前履行相应审批程序。原则上,请至少提前7个工作日提交申请,确保在活动开展前完成审批。


具体操作方法及要求如下:

  1. 登陆登录综合外事管理平台进行事前审批。

(请至少提前7个工作日提交,确保在活动开展前流转完毕)

路径1“网上办事服务大厅”-“国(境)外专家短期来访申请”


路径2:直接点击网址进入https://ice.nju.edu.cn


  



 2. 如为路径1进入:勾选已阅读指南后,点击“开始办理”

如为路径2进入:点击“短期专家管理”—“短期专家申请”,添加新申请点击“开始办理”

  


 3. 按要求填写表格并提交

*填写注意事项:

    1)是否为重点项目:选择“否”

    2)项目负责人:项目经费管理人

    3)被邀请人信息:请如实填写护照号码、姓名、性别、出生年月日

    4)邀请函办理:如非线下来访,选择“不办理邀请函”;如为线下来访,请先来电咨询柯老师(025-89682683

    5)附件上传:请上传护照信息页和简历,作为涉外审批的参考材料

    6)来访情况:如为线上来访,访问地点可写南京(线上),来华日期则为活动开展日期

    7)是否发生费用:如之后会涉及费用报销,请务必选“是”,并填写费用预算,预算中请勿只写合计数字

    8)专家来华详细行程:请在“工作安排”一栏明确活动主题,如为事后补交审批材料,请同时在“工作安排”一栏说明情况。

    



  4.通过本院系/单位及国际处审核后,可按计划开展活动。根据实际执行情况提交报销总结后,可在此界面查看申请表和总结表

  



  5.进行财务报销时,可从此页面下载报销表与审批表先勾选需进行报销的专家,再点击“导出报销表”与“导出预算表”,即可下载

  

  *根据财务处要求,将导出的报销/预算表打印后,仍需院系签章后提交至财务处,但无需再至国际处线下盖章核销。

  *涉及国家级个人类外专项目或校级引智项目经费的,需线下至国际处专家办(行政北楼832)请相关领导签字审批,并盖国际处公章。线下办理时间为:周一至周四上午9:00-11:00


  6.可点击“查看申请表”—“审批单”,下载审批单将审批单打印,作为核销材料之一交至财务处。

  


  

  



注:

1.该涉外审批流程与其他部门要求的相关审批不能互为替代。

2.凡是《关于重申涉外活动纪律要求的通知(南国际〔20225号)发布后产生的相关外事活动,皆需按要求提前进行线上审批。

3.该指南适用于外籍专家和在国外单位工作的中国人,如涉及港澳台专家,请咨询台港澳事务办公室(025-89682287)了解具体审批要求。

4.如在操作过程中仍有其他疑问,欢迎来电咨询专家办(025-89682683)。